Sådan laver du en god rykkerproces

Når du planlægger strukturen i dine rutiner for betalingspåmindelser til dine kunder, bør du først og fremmest tage højde for 4 væsentlige faktorer:

1. I Danmark findes der, i modsætning til andre lande, ingen lovgivning der foreskriver, at der skal sendes et bestemt antal rykkere. Du skal dog som minimum altid sende én påmindelse, hvis du senere ønsker at sagen bliver overdraget til inkassobehandling, med mulighed for at pålægge inkassoomkostninger.
2. Når du har fastsat en rykkerprocedure, bør du følge den konsekvent. Mange tror fejlagtigt, at mængden af udsendte rykkere har sammenhæng med lave tab - dette er ikke tilfældet. Du bør holde dig til at sende max. tre rykkere, og forsøge så vidt muligt at undgå telefonisk rykning. Dette er både tidskrævende og svært at dokumentere.
3. Pålæg renter og gebyrer, når du fremsender rykkere. Renteloven giver dig gode muligheder for, at få dækket de omkostninger der opstår, når du skal rykke dine kunder for betaling. Pålæg derfor altid de renter og gebyrer der er muligt.
4. Jo hurtigere sagen bliver sendt til inkasso, desto større er sandsynligheden for betaling.

Når du har Intrum som samarbejdspartner, giver det dig mulighed for, at benytte vores navn og logo i din rykkerprocedure. Gør du det, er der stor sandsynlighed for, at kunden opprioriterer netop din faktura, hvilket naturligvis resulterer i færre inkassosager og dermed et lavere tab.

Krav til rykkerprocessen

Inden du kan sende en sag til inkasso, skal du have fremsend mindst én betalingspåmindelse samt et inkassovarsel. Inkassovarslet kan sagtens være en del af rykkerskrivelsen. I princippet kan du sende en rykker allerede dagen efter, at en faktura er forfalden.

I praksis giver det dog god mening at vente mindst tre arbejdsdage, da en rettidig betaling ofte først når frem efter et par dage. Som nævnt før må du sende alle de rykkere, du har lyst til, men du må maksimalt påføre gebyr på 3 af dem.

Af inkassovarslet skal det fremgå klart, at sagen overdrages til inkasso, såfremt fakturaen ikke betales inden 10 dage, og der skal advares om yderligere omkostninger for kunden. Der skal generelt gives 10 dages betalingsfrist, både i rykkerskrivelser og inkassovarslet.

Den optimale rykkerprocedure

Når du skal forme din rykkerproces, anbefaler vi, at du benytter den såkaldte “2-2-2 regel”. Det vil sige, at du 2 uger efter forsinket betaling sender første rykker, og herefter sender 2  rykkere med 2 ugers interval, før sagen overdrages til inkasso.

Når du sender rykkerskrivelser vær da opmærksom på, at der minimum skal gives 10 dages betalingsfrist. Der skal altså være mindst 10 dages mellemrum mellem hver skrivelse.

Herudover bør du indføre faste tidspunkter for din rykning og pålægge rykkergebyr (max. 100 kr. pr. rykkerskrivelse). Vær opmærksom på, at du maksimalt må pålægge gebyrer på tre skriftlige rykkerskrivelser.

Vi anbefaler at den sidste rykkerskrivelse (2. eller 3. skrivelse) indeholder information om eventuel overdragelse til inkasso, med varsel om yderlige omkostninger, minimum 10 dages frist for betaling samt oplysning om en eventuel registrering i et kreditoplysningsbureau, eksempelvis RKI.

TIP! Tag højde for bankdage:

Tidsintervallet mellem rykkerne er sat med henblik på rentelovens bestemmelser omkring forfaldsfrister ved pålægning af rykkergebyrer. Vær opmærksom på, at bankerne ofte kan være tre til fem dage om at overføre betalinger, hvorfor det altid er en god idé at pålægge ekstra bankdage på den ”interne forfaldsdato”.

Hvad skal der stå i en rykker

Udover en betalingsfrist på mindst 10 dage, skal rykkerskrivelsen også indeholde en finansiel opgørelse. I opgørelsen angives det skyldige beløb, samt pålagte gebyrer. Herudover skal der specificeres hvilken faktura der er tale om.

1. Betalingsfrist
2. Finansiel opgørelse
3. Angivelse af faktura

Gør opmærksom på dit inkassosamarbejde

Ved at skilte med dit samarbejde med et inkassoselskab, vil du opnå en mere effektfuld debitorrykning, og dine kunder vil ofte i højere grad end tidligere opprioriterer dine fakturaer.

Når du samarbejder med Intrum, er det et klart signal om vores samarbejde, hvilket du herved kan benytte som en fordel, da vores navn er kendt både i Danmark og i resten af verden.

Vi anbefaler, at du gør opmærksom på samarbejdet i din rykker nummer 2 eller 3.

Husk, at du kun må påføre det i rykkerskrivelserne eller på dine kontoudtog, og ikke på kuverten eller andre steder som er synligt for offentligheden.