Sådan laver du en god faktura
Du taber penge på kunder, der ikke betaler til tiden. Gode rutiner for fakturering og betalingsopfølgning er med til, at sikre god økonomi i virksomheden. En vigtig del af rutinen er derfor, at lave en god basisfaktura. Med en overskuelig faktura lægger du grunden til hurtigere betaling, som hjælper med at holde kredittiden i virksomheden nede. Vi har samlet 6 råd til, hvordan du laver en god faktura.
1. Gør det overskueligt
Det vigtigste er, at du sender en overskuelig faktura. Gør det nemt for din kunde at finde ud af, hvem der er afsenderen, hvad fakturaen handler om og hvordan man betaler. Husk, jo lettere det er for din kunde at betale, jo hurtigere får du pengene.
Gør det herudover nemt for dig selv ved at have et faktureringsprogram, hvor det er let at indtaste relevant information, eksempelvis tekst på produktkategorier og et tydeligt felt til mærkning af fakturaer og anden relevant information.
2. Specificer hvad din kunde skal betale for
Det er ikke ualmindeligt, at virksomheder undlader at specificere fakturaer. En uspecificeret faktura returneres ofte, hvis du ikke er tydelig omkring, hvad der er solgt.
Uanset om du sælger produkter, services eller konsulenttimer, bør du udspecificere fakturaen. Fakturerer du timer, bør du derfor angive, hvad timerne går til. Det kan være en god idé at vedlægge bilag i relevante situationer. Derudover er fakturaen din dokumentation, i de tilfælde kunden ikke betaler, og sagen går videre til inkasso.
3. Henvis til tidligere udsendt tilbud
Nogle brancher og virksomheder sender en forespørgsel på et tilbud. Tilbuddet de modtager af dig, er grundlaget for deres købsordre. Derfor er det vigtigt, at du ikke afviger for meget fra det tilbud, du har sendt. I tilfælde af ændringer, bør dette informeres om på forhånd.
4. Følg købsordren
Hvis din kunde sender en købsordre, også kaldet PO (purchase order), skal du følge den. Det betyder, at du skal markere fakturaen med oplysninger som:
- Købsordrenummer
- Korrekt fakturaadresse
- Betalingsfrist
- Reference eller indkøber hos kunden
Fakturaen vil hurtigt blive afvist i kundens system, hvis du glemmer at følge oplysningerne fra købsordren. Derved tager det lang tid, før du får betalingen, og kreditperioden trækker ud.
5. Glem ikke mærkning af faktura
Hvis din kunde fremsender et ressourcenummer, projektnummer eller købsnummer i forbindelse med ordren, bør du notere på det på fakturaen. Du bør have et felt i din faktureringsløsning til sådanne mærkninger. De fleste ønsker herudover, at du markerer fakturaen med en reference eller indkøber. Hvis du sender en faktura uden en reference eller mærkning, er det svært for bogholderiet at vide, hvem der internt hos kunden har bestilt varen. Husk derfor, at angive navnet på kontaktpersonen hos kunden.
6. Angiv korrekt kredittid på faktura
Korrekt kredittid på fakturaen sikrer en hurtigere betaling. Mange faktureringsprogrammer har 14 dage eller 30 dage som standard, men du kan indstille kreditperioden så kort som kunden tillader det. Sætter du en kortere kredittid, som for eksempel 7 dage, får du pengene hurtigere og sikrer bedre likviditet. Det er en god idé, at opsætte en kreditprocedure for at sikre, at du holder kredittiden nede.