Sådan fungerer et inkassovarsel

Ikke nok med, at det for mange kan være et uforståeligt og uoverskueligt emne at dykke ned i, så kan det også være en lang og besværlig proces, der kan ende med, at man overtræder inkassoloven.

Det er eksempelvis lovpligtigt, at du som kreditor sender skyldneren en varsling. Hos Intrum er vi der altid for at hjælpe vores klienter, så de ikke overtræder inkassoloven, når der skal sendes et inkassovarsel.

Hos Intrum arbejder vi med mennesker, og derfor stræber vi også efter at behandle jeres kunder efter høje etiske standarder. Etik er én af vores kerneværdier, og den følger os i alle vores arbejdsprocesser. Derfor tager vi altid godt hånd om dine kunder, så I kan bevare det gode kundeforhold.

Hvad er et inkassovarsel?

Når du skal sende en sag videre til inkasso, fordi én af dine kunder ikke har overholdt sin del af aftalen, er det vigtigt, at du sender et inkassovarsel til skyldneren.

Inkassovarslet skal varsle skyldneren om, at der skal betales inden for 10 dage. Hvis skyldneren ikke betaler, inden de 10 dage er gået, kan sagen overdrages til inkasso. Formålet med varslingen er altså, at skyldneren får én sidste chance for at betale det skyldige beløb tilbage, inden sagen gives videre til et inkassoselskab.

Såfremt din kunde ikke bruger denne sidste chance til at betale, kan der pålægges forskellige omkostninger og gebyrer, som kan ende med at blive dyrt for ham eller hende.

Når du skal skrive et inkassovarsel

Før du kan sende en sag til inkasso, er der nogle krav til processen, som du skal være særligt opmærksom på.

Du skal fremsende mindst én rykkerskrivelse, indeholdende et inkassovarsel til din kunde. Når du skal skrive et inkassovarsel, er der nogle få formalia, som du skal huske at have med i varslingen. Disse formalia er nødvendige at have på plads, før varslingen kan vurderes som retmæssig, og du kan gå videre i sagen.

Det er derfor meget vigtigt, at du er opmærksom på følgende formalia, når du skal fremsende et inkassovarsel til skyldneren:

• Det er vigtigt, at det fremgår af inkassovarslingen, hvem kreditor er. Det vil sige, at navnet på din virksomhed, CVR-nummer samt konto- og registreringsnummer tydeligt skal fremgå af varslingen. Af inkassovarslingen skal det også fremgå klart, at sagen overdrages til inkasso, såfremt fakturaen ikke betales.
• Som kreditor skal du oplyse i inkassovarslingen, hvor stor gælden er, og hvad den dækker over. Det kan derfor være en god idé at medsende den ubetalte faktura, så din kunde kan få et overblik over, hvor stort et beløb der skyldes, og hvad det præcist dækker over.
• Din kunde skal have en betalingsfrist på mindst 10 dage til at tilbagebetale det skyldige beløb. Det betyder, at du gerne må give skyldneren en frist, der er længere end de 10 dage, hvis det ønskes, men der skal minimum gives 10 dages betalingsfrist. Såfremt din kunde ikke har betalt inden for den angivne frist på 10 dage, har du mulighed for at sende sagen videre til inkasso.
• Af inkassovarslet skal det fremgå klart, at sagen overdrages til inkasso, såfremt fakturaen ikke betales inden 10 dage, og der skal advares om yderligere omkostninger for kunden.

Den optimale rykkerprocedure

Når du skal forme din rykkerproces, anbefaler vi, at du benytter den såkaldte “2-2-2-regel”. Det vil sige, at du 2 uger efter forsinket betaling sender den første rykker, og herefter fremsender 2 rykkere med 2 ugers interval, før sagen overdrages til inkasso.

Herudover bør du indføre faste tidspunkter for din rykning og pålægge rykkergebyr, som maksimalt må være 100 kr. pr. rykkerskrivelse. Vær opmærksom på, at du højst må pålægge gebyr på tre skriftlige rykkerskrivelser.

Vi anbefaler, at den sidste rykkerskrivelse (2. eller 3. skrivelse) indeholder inkassovarslet; den bør informere din kunde om, at der bliver pålagt yderligere omkostninger i forbindelse med overdragelsen til inkasso, den omtalte betalingsfrist på minimum 10 dage, og at kunden eventuelt bliver registreret i et kreditoplysningsbureau, eksempelvis RKI.

Gør opmærksom på dit inkassosamarbejde

Ved at skilte med dit samarbejde med et inkassoselskab, vil du opnå en mere effektfuld debitorrykning, og dine kunder vil i højere grad end tidligere opprioritere dine fakturaer.

Når du samarbejder med Intrum, sender du et klart signal, som du kan benytte som en fordel, da vores navn er kendt både i Danmark og internationalt.

Vi anbefaler, at du gør opmærksom på samarbejdet i din rykker nummer 2 eller 3. Husk, at du kun må påføre det i rykkerskrivelserne eller på dine kontoudtog, og ikke på kuverten eller andre steder, som er synlige for offentligheden.

Har du brug for hjælp?

Har du brug for hjælp til gældsinddrivelse? Så er vi her for at hjælpe dig. Kontakt os for en uforpligtende snak.