Rykkerprocedure: Sådan laver du en god rykkerproces

Når opfølgningen sker for sent eller tilfældigt, risikerer ubetalte fakturaer at blive glemt eller ligge unødigt længe. En fast rykkerprocedure hjælper med at sikre, at hver ubetalt faktura bliver fulgt op på samme måde og på de rette tidspunkter. Det kan bidrage til hurtigere betaling, en lavere DSO og færre tab på debitorer.

Rykkerproceduren trin for trin

Vi anbefaler den såkaldte 2-2-2-regel: Send første rykker 2 uger efter forfald, og send derefter op til 2 rykkere mere med 2 ugers mellemrum, før sagen overdrages til inkasso.

1. Dagen efter forfald: Betalingspåmindelse
   Send en venlig betalingspåmindelse, typisk uden gebyr. Du må sende den dagen efter forfald, men det giver god mening at vente mindst tre arbejdsdage, da en rettidig betaling kan være undervejs. Ofte er det bare en forglemmelse, og en høflig påmindelse løser sagen uden at belaste kunderelationen.
2. Ca. dag 14: Første rykker
   

   Er betalingen ikke kommet, sender du en formel rykker med et gebyr på op til 100 kr. og en ny betalingsfrist. Brug vores gratis skabeloner til rykker og inkassovarsel, så du får det hele med.

3. Ca. dag 28: Anden rykker
   

   Reagerer kunden ikke, sender du endnu en rykker. Husk, at der skal gå mindst 10 dage mellem gebyrbelagte rykkere. Nu kan det også være en god idé at nævne dit samarbejde med et inkassoselskab.

4. Ca. dag 42: Sidste rykker og inkassovarsel
   Den sidste rykker bør også være et inkassovarsel. Det skal give mindst 10 dages frist og klart sige, at sagen sendes til inkasso, hvis der ikke bliver betalt, og at det medfører yderligere omkostninger. Oplys også om en eventuel registrering hos et kreditoplysningsbureau, fx RKI. Læs mere om, hvordan et inkassovarsel fungerer.
   
5. Når fristen er udløbet: Overdragelse til inkasso
   Er kravet stadig ubetalt, når fristen er udløbet, sender du sagen til inkasso. Jo hurtigere det sker, jo større er sandsynligheden for betaling. Se, hvordan inkasso foregår hos Intrum.
   

Overblik: Hvornår gør du hvad?

Du behøver ikke sende tre rykkere. Der er ikke lovkrav om et bestemt antal, og flere rykkere giver ikke i sig selv færre tab. En kortere model kan være en påmindelse efterfulgt af én rykker, der også er inkassovarsel. Vælg det tempo, der passer til jeres kunder og risiko, og følg det så konsekvent.

Tip: Tag højde for bankdage. En betaling kan være et par bankdage undervejs. Læg derfor lidt ekstra tid på din interne forfaldsdato, før du sender næste rykker.

Regler for rykkere og gebyrer

Se, hvad det kan komme til at koste kunden, under inkassoomkostninger og inkassogebyrer.

Vi anbefaler at den sidste rykkerskrivelse (2. eller 3. skrivelse) indeholder information om eventuel overdragelse til inkasso, med varsel om yderlige omkostninger, minimum 10 dages frist for betaling samt oplysning om en eventuel registrering i et kreditoplysningsbureau, eksempelvis RKI.

TIP! Tag højde for bankdage:

Tidsintervallet mellem rykkerne er sat med henblik på rentelovens bestemmelser omkring forfaldsfrister ved pålægning af rykkergebyrer. Vær opmærksom på, at bankerne ofte kan være tre til fem dage om at overføre betalinger, hvorfor det altid er en god idé at pålægge ekstra bankdage på den ”interne forfaldsdato”.

Hvad skal der stå i en rykker

En rykker skal være let at forstå og gøre det nemt at betale. Den bør indeholde:

• Betalingsfrist: en ny, tydelig dato. Giv mindst 10 dage.
• Økonomisk opgørelse: det skyldige beløb og de gebyrer, du har lagt på.
• Angivelse af faktura: fakturanummer og oprindelig forfaldsdato.
• Betalingsoplysninger: konto og betalings-ID, så kunden nemt kan betale.

Hent færdige breve i vores skabeloner til rykker og inkassovarsel.

Gør proceduren til en fast rutine

En procedure virker kun, hvis den bliver fulgt. Det her hjælper:

• Automatisér datoerne. Lad jeres system udløse påmindelser og rykkere, så intet bliver glemt.
• Brug faste skabeloner. Så er teksten den samme hver gang, og du glemmer ikke vigtige oplysninger.
• Dokumentér alt. Et opkald kan godt hjælpe sagen videre, men det er svært at dokumentere. Følg derfor altid op skriftligt.
• Følg din DSO. Måler du Days Sales Outstanding, kan du se effekten af proceduren sort på hvidt.

Sammen med god kreditstyring før salget er en fast rykkerprocedure det stærkeste værn mod tab på debitorer. Gør kunden indsigelse, skal du afklare den, før du går videre: Se, hvordan du håndterer en indsigelse. Og stopper en kunde helt med at betale, kan du læse videre i vores guide til, hvad du gør, når en kunde ikke betaler.

Gør opmærksom på dit inkassosamarbejde

Når du skriver i din rykker, at du samarbejder med et inkassoselskab, vil kunden ofte prioritere din faktura højere. Som klient hos Intrum kan du bruge vores navn og logo i din rykkerprocedure. Vi anbefaler, at du gør det i rykker nummer 2 eller 3.

Husk, at du kun må skrive det i selve rykkerskrivelsen eller på kontoudtog, og ikke på kuverten eller andre steder, hvor andre kan se det.