Inkassoskabelon: Gratis skabeloner til rykker og inkassovarsel

Hvad er en inkassoskabelon?

En inkassoskabelon er et færdigt brevudkast, du bruger til at rykke en kunde for en ubetalt regning – og til at varsle, at kravet sendes til inkasso, hvis der ikke bliver betalt. I praksis dækker begrebet hele forløbet: den venlige betalingspåmindelse, den formelle rykkerskrivelse med gebyr, og til sidst det lovpligtige inkassovarsel (også kaldet inkassopåkrav) efter inkassolovens § 10.

En korrekt udfyldt skabelon hjælper dig med at få de nødvendige oplysninger og frister med. Det er vigtigt: sender du et inkassovarsel med formfejl, risikerer du, at det ikke er gyldigt – og at du ikke kan komme videre med sagen. Nedenfor finder du en skabelon til betalingspåmindelse og kan hente skabeloner til rykkerskrivelse og inkassovarsel.

 

Rykkerforløbet trin for trin

1. Betalingspåmindelse

   Venlig påmindelse, der typisk sendes uden gebyr kort efter forfald.

2. Rykker (op til 3 med gebyr)

   Du kan sende en rykker, når betalingsfristen er overskredet. Du må som udgangspunkt opkræve op til 100 kr. pr. rykker, højst tre gange for samme krav. Der skal gå mindst 10 dage mellem gebyrbelagte rykkere.

3. Inkassovarsel (§ 10)

   Sidste varsel: mindst 10 dages frist og en klar besked om, at kravet ellers går til inkasso.

4. Sagen sendes til inkasso

   Betales der stadig ikke, overdrager du kravet til inkasso – f.eks. til Intrum – der driver det professionelt videre

Skabelon: Betalingspåmindelse

Kære [Kundens navn]

Vi kan se, at vi endnu ikke har registreret din betaling af faktura [fakturanr.] på [beløb] kr. med forfaldsdato [forfaldsdato]. Måske er det bare smuttet i en travl hverdag.

Vi vil derfor venligt bede dig betale beløbet senest [ny betalingsdato]. Har du allerede betalt, kan du naturligvis se bort fra denne påmindelse.

Betalingsoplysninger:
Reg.- og kontonr.: [reg.nr.] · [kontonr.]
Betalings-ID: [fakturanr.]

Har du spørgsmål til fakturaen, er du meget velkommen til at kontakte os.

Med venlig hilsen
[Dit navn], [Virksomhedsnavn]

Godt at vide: En venlig betalingspåmindelse sendes typisk uden gebyr, men der er ikke krav om, at du først skal sende en gebyrfri påmindelse. Du kan opkræve rykkergebyr allerede ved første rykker efter forfald, hvis lovens betingelser er opfyldt.

Skabelon: Rykkerskrivelse

Hvis kunden ikke har betalt efter din påmindelse, kan du sende en formel rykker. Du må som udgangspunkt opkræve et rykkergebyr på op til 100 kr., hvis betingelserne er opfyldt. Der skal gå mindst 10 dage mellem gebyrbelagte rykkere.

Skabelon: Inkassovarsel (§ 10)

Et inkassovarsel, også kaldet et inkassopåkrav, er en skriftlig meddelelse om, at et ubetalt krav kan blive sendt videre til inkasso.

Efter inkassolovens § 10 skal der som udgangspunkt være sendt et korrekt påkrav med mindst 10 dages betalingsfrist, før der iværksættes yderligere inkassoskridt, som påfører skyldneren omkostninger.

Varslet skal indeholde de oplysninger, der er nødvendige for, at skyldneren kan vurdere kravet.

Krav til et gyldigt inkassovarsel

1. Tydelig angivelse af kreditor (dig) og skyldner (kunden)
2. En klar specifikation af kravet – hovedstol, renter og eventuelle gebyrer
3. En betalingsfrist på mindst 10 dage fra brevets afsendelse
4. En udtrykkelig oplysning om, at manglende betaling fører til inkasso
5. Oplysning om, at inkasso vil medføre yderligere omkostninger for skyldner
6. Klare betalingsoplysninger, så kunden nemt kan betale

 

Tip: Du må gerne kombinere din sidste rykker og inkassovarslet i ét brev – så længe brevet opfylder kravene til et inkassovarsel og giver mindst 10 dages betalingsfrist

 

Regler: gebyrer og frister

Emne	Regel	Bemærkning
Rykkergebyr	Højst 100 kr. pr. gebyrbelagt rykker	Momsfrit
Antal gebyrbelagte rykkere	Højst 3 for samme krav	Intet krav om at sende 3
Mellemrum mellem gebyrbelagte rykkere	Mindst 10 dage	Mellem hver gebyrbelagt rykker
Inkassogebyr	Højst 100 kr., når en anden med rimelig grund anmodes om at inddrive kravet	Oplyses i varslet
Inkassovarsel	Mindst 10 dages frist fra afsendelsen	Lovkrav (§10)
B2B-kompensation	Fast kompensationsbeløb på 310 kr., når betingelserne er opfyldt

Hvad gør du, hvis kunden bestrider kravet?

Hvis kunden er uenig i fakturaen eller gør indsigelse mod kravet, bør du undersøge indsigelsen, før du går videre med inkasso.

Et bestridt krav kan kræve yderligere dokumentation eller juridisk vurdering. Det er derfor vigtigt at få afklaret uenigheden frem for blot at fortsætte den almindelige rykkerproces

 

Hvornår bør du sende kravet til inkasso?

Har du sendt et korrekt inkassovarsel, og er fristen på de 10 dage overskredet uden betaling, er det tid til at overdrage kravet til inkasso. Jo længere du venter, jo sværere bliver det ofte at få pengene hjem – og jo mere tid bruger du selv på rykkere, opkald og administration.

En professionel inkassopartner tager over fra dette punkt: kontakter skyldneren, laver realistiske betalingsaftaler og fører om nødvendigt sagen videre i retssystemet – samtidig med at kundeforholdet behandles ordentligt. Det kan frigøre tid i din virksomhed og bidrage til en bedre likviditet.

 

Læs mere om retslig inkasso eller hvad inkasso egentlig er.