Sådan laver du en god faktura
Du taber penge på kunder, der ikke betaler til tiden. Gode rutiner for fakturering og betalingsopfølgning er med til, at sikre god økonomi i virksomheden. En vigtig del af rutinen er derfor at lave en god faktura.
Med en overskuelig faktura lægger du grunden til hurtigere betaling og hjælper samtidig med at holde virksomhedens kredittid nede. Vi har samlet 6 råd til, hvordan du laver en god faktura.
1. Gør det overskueligt
Det vigtigste er, at du sender en overskuelig faktura. Gør det nemt for din kunde at finde ud af, hvem afsenderen er, hvad fakturaen handler om, og hvordan den skal betales. Husk: Jo lettere det er for din kunde at betale, jo hurtigere får du pengene.
Gør det desuden nemt for dig selv ved at bruge et faktureringsprogram, hvor det er let at indtaste relevante oplysninger, eksempelvis produktkategorier, fakturamærkning og andre nødvendige informationer.
2. Specificer, hvad din kunde skal betale for
Det er ikke ualmindeligt, at virksomheder undlader at specificere deres fakturaer. En uspecificeret faktura returneres ofte, hvis det ikke fremgår tydeligt, hvad der er solgt.
Uanset om du sælger produkter, services eller konsulenttimer, bør du udspecificere fakturaen. Fakturerer du timer, bør du angive, hvad timerne er brugt på. Det kan i nogle tilfælde være en god idé at vedlægge dokumentation. Derudover er fakturaen din dokumentation, hvis kunden ikke betaler, og sagen går videre til inkasso.
3. Henvis til tidligere udsendt tilbud
Nogle virksomheder beder om et tilbud, inden de afgiver en ordre. Dit tilbud danner grundlag for kundens købsordre. Derfor er det vigtigt, at fakturaen ikke afviger væsentligt fra det tilbud, du har sendt. Hvis der sker ændringer, bør kunden informeres på forhånd.
4. Følg købsordren
Hvis din kunde sender en købsordre, også kaldet en PO (purchase order), skal du følge den. Det betyder, at fakturaen skal indeholde oplysninger som:
- Købsordrenummer
- Korrekt fakturaadresse
- Betalingsfrist
- Reference eller indkøber hos kunden
Fakturaen kan blive afvist i kundens system, hvis oplysningerne fra købsordren ikke fremgår korrekt. Det kan forsinke betalingen og forlænge kreditperioden.
5. Glem ikke mærkning af faktura
Hvis din kunde fremsender et ressourcenummer, projektnummer eller købsnummer i forbindelse med ordren, bør du angive det på fakturaen. Du bør have et felt i din faktureringsløsning til denne type mærkning.
De fleste kunder ønsker desuden, at fakturaen mærkes med en reference eller navnet på indkøberen. Hvis du sender en faktura uden reference eller mærkning, kan det være svært for bogholderiet at se, hvem hos kunden der har bestilt varen. Husk derfor at angive navnet på kundens kontaktperson.
6. Angiv korrekt kredittid på faktura
Korrekt kredittid på fakturaen bidrager til hurtigere betaling. Mange faktureringsprogrammer har 14 eller 30 dage som standard, men du kan indstille kreditperioden så kort, som kunden tillader. Sætter du en kortere kredittid, for eksempel syv dage, får du pengene hurtigere og styrker virksomhedens likviditet.
Det er en god idé at fastlægge en kreditprocedure, som hjælper dig med at holde kredittiden nede.